Sự Giao Thoa Giữa Sức Khỏe và Quản Trị: Hiểu Biết Về Các Thỏa Thuận Bảo Mật Của Hội Đồng Quản Trị

Nếu bản chất của “cuộc sống” là làm việc hướng tới một trạng thái hài hòa và cân bằng, giống như nhiều hệ thống chồng chéo và liên kết trong cơ thể chúng ta cần hoạt động tối ưu như những phần riêng lẻ để duy trì sức khỏe tổng thể, thì bản chất của quản trị doanh nghiệp tốt cũng vậy. Cũng giống như có những dấu hiệu chung mà chúng ta tìm kiếm để đánh giá sức khỏe và sự an lành của bản thân, cũng có những dấu hiệu và biện pháp mà chúng ta có thể tìm kiếm để đánh giá sức khỏe và sự an lành của một tổ chức. Một trong những biện pháp này là việc thiết lập và tuân thủ một thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị. Nhưng nó là gì? Một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” là, như bạn có thể đã đoán, một thỏa thuận mà các thành viên của hội đồng quản trị đồng ý giữ thông tin là bảo mật. Một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” cũng có thể được gọi bằng những tên khác, bao gồm nhưng không giới hạn ở, một “hợp đồng bảo mật”, một “thỏa thuận bảo mật”, hoặc một “tuyên bố bảo mật”. Đối với mục đích của bài viết này, thuật ngữ “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” sẽ được sử dụng xuyên suốt.

Mặc dù có thể “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” không có vẻ như là một điều gì đó sẽ thu hút nhiều sự chú ý hoặc gây ra một sự xôn xao lớn, nhưng nó có thể đang làm điều đó – khuấy động nhiều thứ trong tổ chức. Mặc dù một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” có thể được coi đơn giản là một thỏa thuận mà pháp luật yêu cầu, thực tế là nó có thể là một công cụ mạnh mẽ trong việc đảm bảo rằng thông tin và vấn đề nhạy cảm của doanh nghiệp vẫn được bảo vệ khỏi những người không cần biết đến chúng. Nói cách khác, một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” là về việc bảo tồn sức khỏe doanh nghiệp, bằng cách giữ thông tin chứa trong hồ sơ của nó là riêng tư.

Như việc có một hệ thống bảo vệ và thông tin cho nhiều cơ quan và hệ thống sống còn trong cơ thể chúng ta là quan trọng, thì cũng quan trọng trong môi trường tổ chức (bao gồm cả trong bối cảnh doanh nghiệp) có một hệ thống bảo vệ và lưu thông thông tin giúp bảo vệ thông tin và vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Nhiều tài liệu doanh nghiệp không chỉ nhạy cảm về bản chất mà còn có thể chứa thông tin rất quan trọng và thiết yếu. Ví dụ, một công ty có thể có những chiến lược kinh doanh nhất định hoặc bí mật thương mại thiết yếu mà nếu bị tiết lộ cho các bên thứ ba bên ngoài tổ chức, hoặc thậm chí cho các thành viên của công chúng không cần tiếp xúc như vậy, có thể có tác động đáng kể đến khả năng tồn tại và khả năng tạo ra doanh thu trong tương lai của công ty. Đây là một lý do tại sao các thỏa thuận bảo mật thường được sử dụng trong bối cảnh doanh nghiệp.

Các thỏa thuận bảo mật thường được sử dụng để quản lý cách mà các cá nhân xử lý thông tin bảo mật trong quá trình làm việc, bổ nhiệm, mối quan hệ hoặc vai trò khác với một tổ chức. Chúng giúp chi tiết hóa các nghĩa vụ mà các cá nhân có khi xử lý thông tin bảo mật của doanh nghiệp, và giúp bảo vệ quyền riêng tư của tổ chức bằng cách đảm bảo rằng những cá nhân có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp không tiết lộ hoặc sử dụng sai thông tin đó, ví dụ, bằng cách sử dụng nó cho lợi ích cá nhân của họ hoặc cho phép những người không có nhu cầu hợp pháp biết thông tin truy cập vào thông tin đó. Việc tăng cường giao tiếp, nhìn chung, đã là một phát triển tích cực cho nhân loại và xã hội, và thậm chí còn được thấy trong tự nhiên như một đặc điểm lành mạnh của các hệ sinh thái và loài khác nhau. Cây cối có khả năng gửi thông tin qua đất và sử dụng tín hiệu hóa học với rễ của chúng; nhiều loài động vật sử dụng âm thanh và ngôn ngữ cơ thể để báo hiệu cho nhau; và các nhóm hoặc xã hội con người khác nhau giao tiếp với nhau về nhiều chủ đề khác nhau.

Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể nhận thấy rằng đôi khi có những hậu quả hoặc kết quả tiêu cực có thể xảy ra từ việc chia sẻ hoặc “rò rỉ” thông tin một cách bừa bãi. Để bình luận về điều này, hãy xem xét các ví dụ sau: Về mặt sinh lý, cơ thể chúng ta cũng chứa các hệ thống và quy trình để giúp lọc ra thông tin không cần thiết hoặc có hại mà cơ thể nhận được và thực hiện các hành động thích hợp khi cần thiết để giữ cho cơ thể được bảo vệ, khỏe mạnh và hoạt động tốt. Não của chúng ta, như một hệ thống lọc, có khả năng xử lý hàng triệu thông tin mỗi phút. Nó chủ động lọc và sàng lọc tất cả thông tin đến để xác định những gì là cần thiết và hữu ích cho chúng ta, và những gì chúng ta không cần phải chú ý đến, để quản lý phản ứng của chúng ta một cách thích hợp. Nó làm điều này để thúc đẩy sức khỏe và sự an lành của cơ thể vật lý. Giống như chúng ta cần các hệ thống lọc để giúp giải quyết thông tin mà chúng ta cần tìm kiếm, chú ý đến, hành động hoặc phản ứng, tổ chức cũng vậy.

Giữ cho các giám đốc hội đồng quản trị hiện tại và tương lai, ban quản lý doanh nghiệp và nhân viên được thông báo về nội dung của bất kỳ thông tin kinh doanh nào là điều tốt, và thực sự cần thiết cho sức khỏe và sự an lành của một tổ chức. Tuy nhiên, thông tin này nên được giữ bí mật để cho phép tổ chức hoạt động tối ưu. Một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” cung cấp một phương tiện để đảm bảo rằng thông tin như vậy được chia sẻ với các bên liên quan thích hợp, trong khi ngăn chặn thông tin đó đến tay những bên không có nhu cầu hợp pháp để biết thông tin hiện tại hoặc trong tương lai. Trong trường hợp thông tin doanh nghiệp bảo mật liên quan, chẳng hạn như các chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh tiềm năng, hoặc bí mật thương mại quan trọng, một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” có thể là một phương tiện thỏa đáng để cho phép công ty duy trì và kiểm soát thông tin doanh nghiệp của chính mình, cho phép nó tiếp tục hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và riêng tư.

Ngoài thông tin doanh nghiệp bảo mật, thông tin nội bộ hoặc thông tin bảo mật cũng có thể bao gồm thông tin cá nhân nhạy cảm, mà nếu bị tiết lộ, có thể có tác động tiêu cực đến sức khỏe và sự an lành của một tổ chức. Ví dụ, hãy xem xét các kịch bản sau: Nghe có quen không? Đây là lý do tại sao các thỏa thuận bảo mật, bao gồm “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị” có thể giúp bảo vệ thông tin của công ty và sức khỏe doanh nghiệp của nó bằng cách cuối cùng ngăn chặn một rò rỉ thông tin có hại xảy ra.

Mặc dù ban quản lý và các nhà lãnh đạo công ty khác có thể dễ dàng đánh giá cao giá trị của việc có một “thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị”, nhưng mọi người nói chung đôi khi ít tiếp nhận và đồng ý với giá trị của việc dành thời gian để thiết lập các biện pháp giúp lọc thông tin và bảo vệ nó khi nó vượt quá nơi nó cần đến. Trong trường hợp của một tổ chức, nơi mà các cá nhân và các hệ thống và quy trình cốt lõi đã được thiết lập và đang hoạt động, có thể có một nhóm hoặc đội ngũ cảm thấy hoặc nghĩ rằng họ đã đủ hiệu quả với các thực tiễn và quy trình hiện có, và “tại sao phải thay đổi?” Hoặc một công ty có thể chưa từng giới thiệu một thỏa thuận bảo mật trước đó, và mọi người có thể có xu hướng muốn giữ lại những gì họ đã biết hoặc những gì họ đã quen thuộc. Thật không may, những tình huống này thường không cho phép loại đánh giá kỹ lưỡng và chu đáo có thể xác định các nhu cầu cụ thể, và có thể bỏ lỡ cơ hội để thực hiện các cải tiến có thể giúp bảo vệ thông tin và sức khỏe của tổ chức.

“Thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị,” giống như bất kỳ thỏa thuận pháp lý nào khác, có thể hỗ trợ trong việc duy trì hoặc phục hồi sức khỏe của một tổ chức, và cho phép nó phát triển và lớn mạnh. Có một số điều khoản mà một công ty có thể muốn xem xét đưa vào thỏa thuận bảo mật của hội đồng quản trị của mình. Một số ý tưởng phổ biến hơn bao gồm những điều sau: Tình huống của mỗi tổ chức là khác nhau, và sự đa dạng này là lý do tại sao rất quan trọng để sử dụng sự thận trọng để đảm bảo rằng nội dung của một thỏa thuận bảo mật được xem xét cẩn thận trước khi hoàn thiện tài liệu. Các công ty khác nhau sẽ có các yêu cầu khác nhau tùy thuộc vào sức khỏe tổ chức, nhu cầu và hoàn cảnh, quy mô, các bên liên quan, ngành nghề và các yếu tố khác.

Các thỏa thuận bảo mật không chỉ quan trọng cho việc bảo vệ thông tin bảo mật bên trong một tổ chức, mà chúng cũng quan trọng trong việc hỗ trợ ngăn chặn các rò rỉ thông tin, cả bên trong và bên ngoài một tổ chức, có thể gây ra mối đe dọa cho sức khỏe và sự sống còn của chính tổ chức đó. Chúng cũng có thể hỗ trợ trong việc bảo vệ thông tin bảo mật thuộc về các bên thứ ba khác, mà công ty có thể không có quyền tiết lộ hoặc lạm dụng. Tùy thuộc vào cách chúng được diễn đạt và điều chỉnh theo hoàn cảnh của một tổ chức, các thỏa thuận bảo mật có thể cung cấp bảo mật thông tin; sự thoải mái và quyền riêng tư cho một tổ chức; và thậm chí có thể giúp kéo dài tuổi thọ của một tổ chức. Một số lợi ích của các thỏa thuận bảo mật có thể giúp thúc đẩy sức khỏe tổ chức là:

Một số điều khoản phổ biến nhất mà một thỏa thuận bảo mật có thể chứa bao gồm: Các kết quả từ những loại chiến lược thực hiện này có thể bao gồm thành công hoặc thất bại của tổ chức; hiệu quả hoặc lãng phí tài nguyên; sự tin tưởng, hỗ trợ và mối quan hệ hoặc thiếu hụt; dữ liệu và hệ thống được bảo vệ; hoặc sự không an toàn, vi phạm, dễ bị tổn thương, hoặc thậm chí sụp đổ. Có thể là một ý tưởng tốt để nhớ rằng bảo mật có thể là một điều kỳ lạ đối với một số cá nhân và tổ chức để xử lý. Một mức độ giao tiếp và chia sẻ thông tin trong tổ chức chắc chắn là lành mạnh và có thể thậm chí cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông báo và có thể hoạt động hiệu quả trong vai trò doanh nghiệp của họ. Tuy nhiên, bảo mật cũng có vị trí của nó.

Để biết thêm thông tin về quản trị doanh nghiệp, bạn có thể truy cập Wikipedia.